Descubra como fazer a gestão de assinaturas (SaaS) da sua empresa: audite custos, corte cobranças fantasmas e automatize cancelamentos com cartões virtuais
A gestão de assinaturas (SaaS) virou uma das linhas de despesa que mais crescem e muitas vezes é difícil de controlar em detalhe. Sem organização, cada time contrata a ferramenta que precisa, o cartão da empresa vai sendo cadastrado aqui e ali, e, de repente, o gestor não sabe mais ao certo quantos softwares a empresa paga, quem usa cada um e quanto disso é dinheiro jogado fora.
Neste artigo, você vai entender por que os gastos com SaaS saem do controle, o que são o desperdício de licenças e o “Shadow IT” e como usar cartões virtuais corporativos para auditar custos, cancelar cobranças no instante certo e organizar tudo por centro de custo. Confira!
O que é gestão de assinaturas (SaaS) no escossistema corporativo?
Gestão de assinaturas (SaaS) é o processo de acompanhar, auditar e controlar todos os softwares que a empresa contrata no modelo de serviço por assinatura – de uma ferramenta de design a plataformas de nuvem como AWS, Google Workspace e Salesforce. Parece simples, mas a conta cresce rápido e se espalha por vários times.
O problema começa na descentralização das compras que limita a visão sobre a totalidade das assinaturas. Hoje, 70% do gasto com SaaS parte das áreas de negócio, e não da TI, segundo o estudo SaaS Management Index 2025, da Zylo. Não à toa, uma empresa média já opera com cerca de 106 aplicativos SaaS, de acordo com o relatório State of SaaS da BetterCloud.
Quando as despesas se fragmentam desta forma, a gestão financeira perde o controle sobre três coisas ao mesmo tempo: quanto se gasta, com o quê e por quem. E é justamente nesse gargalo que se escondem custos desnecessários.
Os riscos invisíveis: desperdício de licenças e Shadow IT
Boa parte do custo de SaaS não aparece porque está escondido em dois lugares: nas licenças que ninguém usa e nos softwares que a TI nem sabe que existem.
Licenças ociosas que ninguém cancela
Assinaturas de ex-colaboradores que continuam ativas, planos com mais usuários do que pessoas utilizando, ferramentas duplicadas para a mesma função: tudo isso vira desperdício puro e o valor é alto. As empresas desperdiçam, em média, US$ 21 milhões por ano em licenças de SaaS não utilizadas, aponta a Zylo. Cada licença ociosa é uma cobrança recorrente que sai do caixa todo mês sem gerar nenhum retorno.
Shadow IT: o software que a empresa paga sem saber
O Shadow IT é o conjunto de ferramentas contratadas sem o aval da TI ou da controladoria. Além do gasto invisível, ele cria risco de segurança e de conformidade, porque dados da empresa passam a circular em serviços que ninguém homologou. Ou seja, sem uma barreira no ponto de pagamento, o problema só tende a crescer.
O impacto disso vai direto para a DRE: margem corroída por despesas que não deveriam existir e passivos ocultos que aparecem só no fechamento. Por isso, controlar SaaS deixou de ser tarefa administrativa e virou questão de governança.
Como gerenciar e cancelar assinaturas de software da empresa de forma automática
A forma tradicional de cortar um gasto é reativa e só acontece depois de alguém perceber a cobrança na fatura de uma ferramenta que não é utilizada, o que pode demorar um longo tempo. Já com cartões virtuais, o controle vira proativo e é possível definir antes as regras de pagamento. Na prática, cada assinatura ganha um cartão com limite e validade próprios. Assim, quando uma ferramenta é descontinuada, basta pausar o cartão.
Se ainda quiser revisar o conceito, o artigo sobre como funciona o cartão virtual corporativo PJ é um bom ponto de partida.
Por que o cartão compartilhado e a planilha não dão conta?
O modelo tradicional concentra tudo em um único cartão físico e em uma planilha de acompanhamento. Parece prático, mas o modelo quebra em três pontos. Primeiro, a segurança: se o número vaza em um fornecedor, você precisa bloquear o cartão, e, nesse instante, todos os softwares essenciais param juntos até o recadastro. Segundo, a rastreabilidade: com todas as áreas utilizando o mesmo cartão, fica difícil controlar quem contratou o quê. Terceiro, a velocidade: a planilha sempre atrasa em relação à realidade, e o fechamento vira uma caça a faturas no e-mail.
Veja a diferença entre o modelo comum e uma infraestrutura de pagamentos por API:
| Na gestão de SaaS | Cartão comum e planilha | Modelo do Stark Bank |
| Cobranças surpresa | Risco de cobrança abusiva e estorno manual lento | Limite por cartão que barra a cobrança indevida na hora |
| Conciliação e fechamento | Dias conferindo faturas e notas fiscais por e-mail | Webhooks síncronos e conciliação por centro de custo parametrizado |
| Gestão de licenças da equipe | Sem visibilidade de quem usa cada ferramenta | Painel unificado, com cada cartão associado a um dono único |
Cartão virtual corporativo PJ: o fim do vazamento de caixa
A estratégia que muda o jogo é simples: emitir um cartão virtual exclusivo para cada fornecedor. Por exemplo: um cartão só para a AWS, outro para o Google Workspace, outro para o Salesforce. Com limites dinâmicos e individualizados, você faz um verdadeiro controle de gastos corporativos com cartão, ajustando o saldo ou bloqueando um serviço sem tocar nos demais.
Esse isolamento traz ganhos imediatos:
- Bloqueio individual: cancelar um SaaS não derruba os outros softwares de produção;
- Limite sob medida: cada cartão comporta exatamente o valor do contrato, barrando cobranças acima disso;
- Segurança por isolamento: um vazamento em um fornecedor não expõe o pagamento dos demais;
- Rastreabilidade: cada cartão tem um responsável, então dá para saber na hora quem contratou o quê.
Desta forma, aquele vazamento silencioso de caixa, cobranças fantasmas e licenças esquecidas, perdem espaço para acontecer.
Organização por centro de custos e o impacto na auditoria financeira
Auditar SaaS fica muito mais fácil quando cada despesa já nasce classificada. Ao associar cada cartão a um centro de custos, você direciona a assinatura direto para o time ou projeto que a usa, seja marketing, engenharia ou vendas.
O ganho aparece no fechamento contábil. Em vez de ratear despesas manualmente no fim do mês, a contabilidade recebe cada gasto já parametrizado no departamento certo. Desta forma, a auditoria financeira passa a responder perguntas como “quanto o time de vendas gasta em software?” em segundos, e não em dias.
Software importado: como lidar com câmbio e impostos
Boa parte das plataformas SaaS é cobrada em dólar, e isso adiciona uma camada de custo que muitas empresas esquecem de provisionar. Além da variação cambial, pagamentos internacionais sofrem incidência de impostos, como o IOF sobre operações em moeda estrangeira.
Na prática, o valor que sai do caixa é sempre maior do que o preço de tabela do fornecedor. Por isso, vale estruturar reservas financeiras para absorver a oscilação do dólar e acompanhar de perto o custo real de cada assinatura, algo que fica muito mais simples quando cada software tem o seu próprio cartão e a sua própria linha no relatório.
Como o Stark Bank apoia a organização dos seus SaaS
Com o cartão corporativo do Stark Bank, você emite cartões virtuais ilimitados, define limites por fornecedor em tempo real e acompanha cada assinatura por centro de custo em um painel único.
Um bom ponto de partida tem três passos:
- Mapear os softwares ativos e o responsável por cada um;
- Emitir um cartão virtual por fornecedor, com limite e validade atrelados ao contrato;
- Integrar a API ao ERP e configurar os webhooks de conciliação por centro de custo.
Quer parar de pagar por software que ninguém usa? Conheça o cartão corporativo do Stark Bank e descubra como auditar custos de SaaS e cortar cobranças fantasmas na sua empresa. Fale com o nosso time e estruture essa governança na sua operação.
